Se sigue invirtiendo una cantidad enorme de dinero en la implementación de ERP (Planificación de Recursos Empresariales), pero un estudio reciente muestra que alrededor del 54% de los proyectos superan su presupuesto planeado. A medida que más y más empresas ven el ERP como una forma de aumentar su ventaja competitiva al mejorar la productividad empresarial e inteligencia empresarial, descubrir cómo evitar costos imprevistos y gastos innecesarios es crucial. Las dos opciones principales son:
Tarifa fija Basado en tiempo y materiales Pero antes de entrar en más detalles sobre lo que sería mejor para tu proyecto (y tu bolsillo), aquí tienes una lista de lo que normalmente incluye una implementación estándar:
Análisis de requisitos Instalación Configuración Integración Migración de datos Personalización Generación de informes Pruebas Capacitación Documentación Gestión de proyectos También tendrás que tener en cuenta las proporciones típicas para estimar costos (precio del software: servicios) asociados con la implementación de ERP: 1:1 para proyectos más simples, por ejemplo, lidiar solo con software financiero básico, y 1:2 para proyectos más complejos, que incluyen otras funciones como distribución y cadena de suministro.
Angela Nadeau tiene más de 25 años de experiencia en tecnología empresarial, software y soluciones, y ha asesorado a cientos de empresas. ¿Quién mejor para responder preguntas que puedan ayudarte a decidir si optar por una tarifa fija o por tiempo y materiales que un experto en implementación de ERP? Angela Nadeau es la directora ejecutiva de CompuData, que se especializa en proporcionar Planificación de Recursos Empresariales (ERP), Gestión de Relaciones con el Cliente (CRM), servicios de TI gestionados y tecnologías de alojamiento en la nube.
P: ¿Realmente hay una única "mejor manera" de pagar por una implementación de ERP?
Angela: Algunas empresas prefieren un pago según se va avanzando, y otras prefieren una estructura de tarifa fija más completa. Ambas tienen ventajas y desventajas. Personalmente, la mayoría de los directores ejecutivos que he encontrado buscan no solo la mejor relación calidad-precio, sino también reducir los riesgos a los que se enfrentan sus organizaciones.
Al iniciar un proyecto tan integral como una implementación de ERP, querrás mitigar tantos riesgos como sea posible. Hay problemas de tiempo y de interrupciones, capacitación y adopción de empleados, y, por supuesto, el costo. Las implementaciones de ERP, según la escala y el alcance de una empresa y sus objetivos, pueden costar desde miles de dólares, según el tamaño de un negocio, hasta millones de dólares. La mayoría de los directores ejecutivos quieren mitigar el riesgo de excederse en los costos y en el tiempo. Una tarifa fija o una estructura de "no exceder" tiende a ser la mejor.
P: ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de una tarifa fija?
Angela: Básicamente, con una tarifa fija, el riesgo de exceder el presupuesto se comparte: el cliente del ERP y el proveedor del ERP comparten el riesgo como un equipo. Mientras que una estructura de tarifa fija podría tener un precio más alto que una estructura de "tiempo y materiales", es una apuesta más segura para el cliente: tu proveedor de ERP absorberá los costos si se requiere más tiempo durante una implementación. El objetivo siempre es implementar una solución de software ERP de la manera más efectiva y eficiente posible, utilizando la menor cantidad de tiempo y materiales para que todas las partes puedan celebrar una implementación exitosa. Al compartir cualquier riesgo de implementación, los clientes y el proveedor están en la misma página durante todo el proceso.
P: ¿Cuáles son las ventajas y desventajas basadas en tiempo y materiales?
Angela: La ventaja de un acuerdo de tiempo y materiales es que generalmente tiene un precio más bajo que un acuerdo de tarifa fija y solo pagas por lo que usas. La mayor desventaja de una implementación de ERP estructurada como "tiempo y materiales" es que no hay incentivo para que el proveedor de ERP haga las cosas más rápido, para avanzar en el proceso en la menor cantidad de tiempo posible. De hecho, para el proveedor sin escrúpulos, le conviene tomar todo el tiempo necesario, o más, para completar una implementación completa de ERP. Esto puede agregar costos adicionales para el cliente.
P: ¿Puedes contarnos sobre algún problema que hayas visto que una empresa experimente en cuanto a los costos de implementación de ERP?
Angela: Cuando se trata de implementaciones de ERP, o cualquier implementación de tecnología empresarial en realidad, el peor error que puede cometer una empresa es recortar gastos. Recortar gastos es probablemente el peor error que una empresa puede cometer con respecto a una implementación de ERP. No lo hagas. Un líder del proyecto del lado del cliente puede tomar una mala decisión durante el proceso de implementación. La mayoría de las veces, esas malas decisiones se manifiestan como "No necesitamos eso" o "Podemos omitir eso", y, en última instancia, lo que sucede es que esas decisiones de recorte de costos, de recortar esquinas, terminan creando más trabajo y gastos a largo plazo. Casi siempre le cuesta a una empresa más tiempo y dinero corregir algo o agregar algo más tarde en el proceso, en lugar de simplemente aprovechar al máximo el viaje de implementación de ERP optimizando todos los pasos adecuados y recomendados. Recortar esquinas, en cualquier industria, siempre es problemático. Es especialmente horrendo cuando se trata de cualquier nivel de implementación de tecnología empresarial.
P: ¿Hay algún consejo que puedas dar a las empresas para ayudar a mantener bajos los costos cuando están buscando servicios de implementación de ERP?
Angela: Planificación. Planificación. Planificación. ¿Dije... planificación? La planificación es el mejor consejo, más simple, que puedo dar a cualquier empresa, de cualquier tamaño, alcance o mercado, cuando se trata de implementaciones de ERP. Es crítico que una empresa mapee sus procesos con gran detalle, incluso con doloroso detalle. Ser lo más organizado y militar posible durante la fase de planificación y estrategia de una implementación temprana de ERP resultará en una implementación exitosa. Tu consultor de ERP debería estar involucrado en tus procesos de planificación y mapeo, para que ambos puedan compartir objetivos y anticipar cambios y requisitos. La planificación es la forma más efectiva de mantener bajos los costos, cumplir con los plazos y satisfacer los objetivos, para todos los involucrados. Es mucho más fácil mapear, planificar, colaborar y comunicarse desde el principio, que tratar de retroceder después del hecho y reorganizar objetivos o, mucho peor, corregir problemas que no se previeron debido a una estrategia incorrecta. Planificación. Planificación. Planificación: ese es el camino hacia el éxito de ERP.